Chuẩn bị trước buổi phiên dịch gồm bốn việc chính: lấy đủ thông tin về buổi làm việc, nạp nhanh kiến thức nền về chủ đề, lập một bảng thuật ngữ và tên riêng gọn để dùng được ngay lúc dịch, và dự đoán những gì diễn giả có khả năng nói. Làm tốt bốn việc này thì phần lớn khó khăn trong buổi dịch đã được giải quyết từ trước.
Bài viết từ góc người phiên dịch: bạn cần hỏi gì, đọc gì, ghi gì, luyện gì, theo thứ tự nào khi thời gian có hạn. Phía bên tổ chức nên gửi gì cho phiên dịch đã có các trang hướng dẫn riêng; ở đây giả định bạn thường không nhận được đủ và phải tự xoay xở.
Vì sao chuẩn bị quyết định chất lượng nhiều hơn tài năng
Trong phiên dịch, phần lớn nguồn lực chú ý dành cho việc nghe và hiểu. Khi một thuật ngữ, một tên người hay một khái niệm đã quen từ trước, việc nhận diện nó gần như không tốn sức, nguồn lực được dành cho phần khó hơn của câu. Ngược lại, một thuật ngữ lạ không chỉ tạo ra một chỗ trống trong bản dịch mà còn kéo theo lỗi ở câu sau, do người dịch dồn sức đoán nghĩa.
Kiến thức nền còn giúp dự đoán. Khi bạn biết bối cảnh của một dự án, biết các bên đang tranh luận điểm nào, bạn nghe nửa câu đã đoán được nửa sau, và độ trễ trong phiên dịch đồng thời có thể rút ngắn mà vẫn an toàn. Người nghe thấy bản dịch trôi chảy hơn, nhưng thực chất phần trôi chảy đó đã được làm từ đêm hôm trước.
Đây là lý do người làm nghề thường nói chuẩn bị là phần việc không ai thấy nhưng quyết định phần việc mọi người thấy. Nó cũng là phần việc mà người mới hay làm sai cách: đọc tràn lan không mục tiêu, hoặc lập danh sách từ hàng trăm dòng mà lúc dịch không kịp nhìn.
Bước một: hỏi đúng thông tin
Trước khi đọc bất cứ thứ gì, hãy biết mình đang chuẩn bị cho cái gì. Những câu hỏi sau nên được gửi cho người liên hệ ngay khi nhận việc.
- Hình thức và thời lượng: hội thoại, nối tiếp hay đồng thời; bao nhiêu giờ; có làm cùng ai không.
- Người tham dự: ai nói, chức danh gì, đến từ đâu, có ai dùng giọng hoặc phương ngữ đặc biệt.
- Mục đích buổi làm việc: đàm phán, đào tạo, khảo sát, ký kết, họp định kỳ. Mục đích quyết định loại ngôn ngữ sẽ xuất hiện.
- Tài liệu có sẵn: chương trình, bài trình bày, báo cáo, hợp đồng nháp, biên bản lần trước, danh sách người tham dự.
- Từ ngữ nội bộ: tên sản phẩm, tên dự án, từ viết tắt, cách hai bên đã quen gọi các thứ trong những lần làm việc trước.
- Điều kiện thực tế: địa điểm, thiết bị âm thanh, có đi hiện trường không, trang phục, an toàn lao động nếu vào nhà máy.
Không phải lúc nào cũng có câu trả lời đủ, nhưng chỉ riêng việc hỏi đã cho thấy bạn làm việc nghiêm túc, và thường khiến bên kia gửi thêm tài liệu. Nếu chỉ được trả lời một câu, hãy ưu tiên xin chương trình và tài liệu trình bày.
Bước hai: nạp kiến thức nền nhanh
Thời gian chuẩn bị thường ngắn, có khi chỉ một buổi tối. Thứ tự đọc sau giúp bạn nắm khung trước rồi mới đi vào chi tiết.
- Đọc một tài liệu tổng quan về lĩnh vực bằng tiếng Việt để nắm khái niệm cốt lõi mà không bị cản bởi ngoại ngữ.
- Đọc một tài liệu tổng quan tương đương bằng tiếng nước ngoài để nắm cách diễn đạt của chính các khái niệm đó.
- Đọc tài liệu riêng của buổi làm việc: chương trình, bài trình bày, báo cáo. Đánh dấu thuật ngữ và tên riêng.
- Tìm hiểu các bên: lĩnh vực hoạt động, sản phẩm, vị trí của người sẽ nói. Thông tin công khai trên trang chính thức của tổ chức thường đủ.
- Nếu có thể, nghe một đoạn ghi âm hoặc video của diễn giả để quen giọng, tốc độ và cách diễn đạt.
- Cuối cùng, tự giải thích bằng lời trong hai ba phút nội dung chính của buổi làm việc, như thể giải thích cho một người ngoài ngành.
Bước cuối là phép thử: nếu bạn không giải thích được trôi chảy bằng tiếng Việt thì bạn chưa hiểu đủ để dịch. Chỗ nào bạn ấp úng chính là chỗ cần đọc thêm.
Bước ba: bảng thuật ngữ dùng được lúc đang dịch
Bảng thuật ngữ của phiên dịch khác bảng thuật ngữ của biên dịch. Biên dịch viên tra được trong lúc làm; phiên dịch viên chỉ có một hai giây để liếc. Vì vậy bảng phải ngắn, sắp xếp theo cách bạn sẽ tìm, và chỉ chứa thứ thật sự cần.
| Nên có | Không nên có | Lý do |
|---|---|---|
| Thuật ngữ chuyên ngành bạn chưa quen, kèm tương đương đã kiểm | Từ bạn đã biết chắc | Mỗi dòng thừa làm chậm việc tìm dòng cần |
| Tên người kèm chức danh và cách phát âm | Tiểu sử dài | Lúc dịch chỉ cần gọi đúng tên, đúng chức danh |
| Tên tổ chức, sản phẩm, dự án và cách hai bên quen gọi | Tên dịch tự đặt chưa ai dùng | Dùng đúng cách gọi nội bộ giúp người nghe nhận ra ngay |
| Từ viết tắt và dạng đầy đủ | Mọi từ viết tắt có thể gặp trong ngành | Chỉ những từ có trong tài liệu buổi làm việc |
| Số liệu then chốt trong tài liệu | Cả bảng số | Để kiểm nhanh khi diễn giả nhắc lại |
Sắp xếp theo chủ đề hoặc theo trình tự chương trình thường dễ tìm hơn sắp theo vần chữ cái, vì lúc dịch bạn biết đang ở phần nào. Với những thuật ngữ quan trọng nhất, cách tốt nhất không phải là ghi vào bảng mà là học thuộc trước, để không cần nhìn.
Chuẩn bị khác nhau theo hình thức phiên dịch
Hội thoại và tháp tùng. Phạm vi chủ đề rộng và khó đoán vì cuộc trò chuyện đi theo nhiều hướng: từ kỹ thuật sang ăn uống, từ giá cả sang lịch trình. Nên chuẩn bị rộng hơn sâu, gồm cả từ vựng đời thường như món ăn, phương tiện, địa danh sẽ đi qua, cùng tên và chức danh của mọi người sẽ gặp.
Nối tiếp. Thường có một hoặc vài bài nói chính với nội dung tương đối định trước. Tập trung vào tài liệu của từng bài nói, các số liệu sẽ được trình bày, và phần hỏi đáp có khả năng xảy ra. Chuẩn bị sẵn cách viết tắt trong ghi chép cho các thuật ngữ lặp lại nhiều lần cũng giúp tiết kiệm sức.
Đồng thời. Không có thời gian suy nghĩ trong lúc dịch, nên thuật ngữ phải được đưa vào phản xạ chứ không chỉ nằm trên giấy. Thống nhất với bạn cùng cabin cách dịch các thuật ngữ chính để hai người không dùng hai cách khác nhau trong cùng một buổi, điều làm người nghe bối rối.
Phiên dịch trực tuyến. Ngoài nội dung, chuẩn bị kỹ phần kỹ thuật: đường truyền, tai nghe, phòng yên tĩnh, phương án dự phòng khi mất kết nối, cách liên lạc với bạn cùng ca và với bên kỹ thuật. Một sự cố kỹ thuật không được chuẩn bị trước gây căng thẳng không kém một đoạn nói khó.
Bước bốn: dự đoán nội dung và luyện trước
Dự đoán không phải là đoán mò mà là chuẩn bị cho những gì có khả năng cao sẽ xuất hiện. Một buổi khảo sát nhà máy gần như chắc chắn có phần giới thiệu quy trình, an toàn, công suất, chất lượng. Một buổi đàm phán sẽ có giá, thời hạn, điều kiện giao hàng, bảo hành. Một buổi đào tạo sẽ có định nghĩa, ví dụ, câu hỏi của học viên. Với mỗi phần, tự hỏi: diễn giả sẽ dùng những câu và từ nào, và mình sẽ nói chúng bằng tiếng kia ra sao.
Đặc biệt nên chuẩn bị sẵn phần nghi thức: lời chào, giới thiệu thành phần, cảm ơn, lời bế mạc. Đây là những đoạn diễn ra đầu tiên, khi bạn đang hồi hộp nhất, và cũng là những đoạn người nghe hình thành ấn tượng về phiên dịch. Có sẵn vài cách diễn đạt trôi chảy cho chúng giúp bạn vào nhịp nhẹ nhàng.
Nếu có thời gian, hãy luyện thử: tự đọc to một đoạn bài trình bày và dịch nối tiếp, hoặc nhờ ai đó đọc để dịch đồng thời. Luyện với chính tài liệu của buổi làm việc giúp thuật ngữ chuyển từ bảng giấy vào phản xạ. Một lượt luyện ngắn hai mươi phút thường có giá trị hơn một giờ đọc thêm.
Những sai lầm hay gặp khi chuẩn bị
Chuẩn bị nhiều chưa chắc đã chuẩn bị đúng. Các sai lầm dưới đây khá phổ biến ở người mới vào nghề.
- Đọc dàn trải không mục tiêu. Đọc mọi thứ liên quan đến ngành mà không đọc kỹ tài liệu của chính buổi làm việc, nơi có các thuật ngữ thật sự sẽ xuất hiện.
- Bảng thuật ngữ quá dài. Vài trăm dòng thì lúc dịch không kịp tìm; tốt hơn là vài chục dòng thật cần, sắp theo chương trình.
- Chỉ học một chiều. Biết thuật ngữ tiếng Anh nghĩa là gì nhưng chưa luyện nói nó bằng tiếng Việt và ngược lại, nên lúc cần bật ra thì vẫn chậm.
- Bỏ qua tên người. Gọi sai tên hay chức danh khách mời là lỗi dễ thấy nhất và gây ấn tượng xấu nhất, trong khi chuẩn bị rất ít tốn công.
- Tin tuyệt đối vào tài liệu cũ. Tên sản phẩm, cơ cấu tổ chức hay số liệu có thể đã thay đổi; luôn hỏi xem có bản cập nhật không.
- Không chừa sức cho ngày làm việc. Chuẩn bị đến khuya rồi vào buổi dịch trong trạng thái mệt, mất đúng thứ mà chuẩn bị nhằm bảo vệ.
Nếu thời gian rất hạn chế, hãy dồn sức theo thứ tự: tên người và chức danh, thuật ngữ trong tài liệu buổi làm việc, phần nghi thức mở đầu, rồi mới đến kiến thức nền rộng hơn.
Đêm trước và sáng hôm đó
Đêm trước buổi phiên dịch không phải lúc học thêm khối lượng lớn. Đó là lúc rà lại bảng thuật ngữ một lượt, đọc to tên người và các thuật ngữ khó cho quen miệng, chuẩn bị đồ dùng và đi ngủ đủ giấc. Kiến thức nạp trong những giờ cuối khi đã mệt thường không giữ được lâu, trong khi thiếu ngủ chắc chắn làm giảm khả năng tập trung ngày hôm sau.
Sáng hôm đó, nên đến sớm để làm quen địa điểm, gặp người liên hệ, hỏi xem có tài liệu cập nhật hay thay đổi chương trình. Nếu có thể, chào diễn giả trước khi bắt đầu, xác nhận cách phát âm tên và hỏi nhanh những từ viết tắt còn chưa rõ. Diễn giả thường sẵn lòng giúp, vì họ cũng muốn bài nói của mình được truyền đạt tốt.
Sau buổi làm việc, dành mười phút cập nhật bảng thuật ngữ: thêm những từ mới gặp, sửa những tương đương đã được các bên dùng khác đi. Bảng thuật ngữ của bạn sẽ dày dần theo từng lĩnh vực, và lần sau gặp cùng khách hoặc cùng ngành, thời gian chuẩn bị rút ngắn đáng kể. Đó là cách vốn nghề tích luỹ.
Câu hỏi thường gặp
Không nhận được tài liệu nào trước buổi phiên dịch thì chuẩn bị thế nào?
Dựa vào những gì biết được: tên các bên, mục đích buổi làm việc, lĩnh vực. Đọc tổng quan về lĩnh vực đó, tìm hiểu các bên qua thông tin công khai, chuẩn bị phần nghi thức và các chủ đề có khả năng xuất hiện. Đến sớm để hỏi thêm tại chỗ.
Bảng thuật ngữ nên làm trên giấy hay trên máy?
Tuỳ hình thức và thói quen. Trong cabin hoặc khi ngồi bàn, máy tính bảng hay máy tính có ưu điểm tìm kiếm nhanh. Khi đi hiện trường hay tháp tùng, một tờ giấy gấp gọn trong túi thường tiện hơn. Nhiều người chuẩn bị trên máy rồi in bản rút gọn những mục quan trọng nhất.
Chuẩn bị bao lâu là đủ cho một buổi phiên dịch?
Không có tỷ lệ cố định; phụ thuộc mức độ quen thuộc với chủ đề và độ chuyên sâu. Một buổi về lĩnh vực mới hoàn toàn có thể cần thời gian chuẩn bị dài hơn chính buổi làm việc. Khi nhận việc, hãy tính thời gian chuẩn bị vào kế hoạch của mình.
Diễn giả nói khác hẳn tài liệu đã gửi thì sao?
Luôn ưu tiên lời diễn giả nói thật, không dịch theo tài liệu. Kiến thức nền từ tài liệu vẫn giúp bạn hiểu, nhưng bản dịch phải phản ánh đúng những gì được nói. Đây cũng là lý do không nên chuẩn bị bằng cách dịch trước toàn văn rồi đọc.
Có nên dịch trước toàn bộ bài trình bày khi được gửi sớm?
Dịch trước các phần khó như số liệu, trích dẫn, câu kết luận then chốt là hữu ích. Dịch trước toàn văn rồi đọc có rủi ro: bạn dễ đọc bản đã chuẩn bị trong khi diễn giả nói khác, và giọng đọc thường kém tự nhiên hơn giọng dịch.
Làm sao kiểm tương đương thuật ngữ khi không có ai trong ngành để hỏi?
Đối chiếu nhiều nguồn: tài liệu song ngữ của chính tổ chức, văn bản chuyên ngành đã công bố, từ điển chuyên ngành. Khi các nguồn không thống nhất, ưu tiên cách gọi mà các bên đang dùng, và đầu buổi hỏi nhanh để xác nhận những thuật ngữ quan trọng nhất.