Phiên dịch viên nối tiếp phần lớn dùng sổ gáy lò xo ở cạnh trên, khổ nhỏ cỡ lòng bàn tay đến nửa trang giấy thường, giấy dày vừa đủ để không thấm mực, cùng bút bi hoặc bút gel trơn tay và luôn có bút dự phòng. Gáy trên cho phép lật trang bằng một tay và giữ sổ trên tay khi phải đứng. Khổ nhỏ buộc mỗi dòng ngắn, hợp với kiểu ghi dọc.
Máy tính bảng kèm bút cảm ứng đang được một số người dùng, có lợi thế về lưu trữ và tra cứu nhưng kèm rủi ro về pin, độ trễ nét và bảo mật. Bài này đi qua tiêu chí chọn dụng cụ, cách chia một trang ghi, thao tác lật trang, so sánh giấy với màn hình, và cách xử lý trang ghi sau buổi dịch.
Vì sao sổ gáy trên khổ nhỏ trở thành lựa chọn quen thuộc
Không có quy định nào bắt phiên dịch viên dùng một loại sổ, nhưng nếu nhìn vào túi của người làm nghề, sổ gáy lò xo ở cạnh trên xuất hiện rất thường xuyên. Có ba lý do thực tế. Thứ nhất, gáy trên cho phép lật trang lên trên bằng một tay, không có gáy bên trái cản tay viết như sổ đóng gáy cạnh. Thứ hai, khi phiên dịch tháp tùng, đi nhà máy, đứng cạnh diễn giả trên sân khấu, người dịch phải cầm sổ trên tay; sổ gáy trên có bìa cứng phía sau làm thành mặt kê. Thứ ba, sổ gập lại được trọn vòng ra phía sau nên chiếm ít chỗ trên bàn họp chật.
Về khổ giấy, sổ quá to khiến người ghi viết dòng dài theo chiều ngang, phá vỡ bố cục dọc, và mắt phải quét rộng hơn khi đọc lại. Sổ quá nhỏ thì mỗi trang chỉ chứa vài ý, lật trang liên tục. Khổ thường gặp nằm trong khoảng giữa, đủ cho mỗi dòng chứa một hai ký hiệu và một lề trái hẹp cho liên kết. Người tay to, viết nét lớn thường chọn khổ rộng hơn một chút.
Giấy nên đủ dày để mực không thấm sang mặt sau, vì nhiều người chỉ viết một mặt nhưng có người viết cả hai mặt khi hết sổ. Giấy có dòng kẻ mờ hoặc ô chấm giúp giữ thẳng hàng các bậc thụt lề; giấy trắng trơn cho tự do hơn. Đây là chuyện thói quen cá nhân, nhưng một khi đã chọn thì nên dùng đúng loại đó trong cả quá trình luyện tập, vì mắt và tay quen với khoảng cách dòng.
Chọn bút: nhỏ chuyện nhưng hỏng là hỏng cả buổi
Bút phải trơn và ra mực đều ngay nét đầu. Khi ghi một con số hay tên riêng giữa câu, không có thời gian để vẩy bút. Bút bi mực dầu loãng hoặc bút gel thường đáp ứng tốt; bút máy đẹp nhưng dễ lem và cần giấy phù hợp.
Nét vừa phải, không quá mảnh. Nét quá mảnh khó đọc dưới ánh sáng yếu của hội trường khi đèn tắt cho trình chiếu. Nét quá đậm dễ lem khi lật trang nhanh.
Luôn có ít nhất một bút dự phòng. Hết mực giữa bài phát biểu là sự cố không hiếm. Nhiều người kẹp sẵn bút thứ hai vào gáy lò xo để rút ra được bằng một tay.
Cân nhắc bút bấm thay vì bút có nắp. Nắp bút rơi xuống sàn khi đang đứng tháp tùng là chuyện nhỏ nhưng làm mất tập trung. Bút bấm cũng giảm nguy cơ mực dây vào túi áo.
Màu mực thứ hai cho việc chuẩn bị. Một số người dùng màu khác để ghi sẵn danh sách tên, chức danh, thuật ngữ ở trang đầu trước buổi dịch, phân biệt với những gì ghi trong lúc nghe.
Chia trang: lề trái, đường gạch ngăn ý và đánh dấu đoạn
Một trang ghi của phiên dịch nối tiếp thường có ba yếu tố bố cục. Thứ nhất là lề trái hẹp, kẻ sẵn hoặc chỉ ước lượng, dành cho các liên kết logic như "nhưng", "vì", "vì vậy", "ngoài ra". Đặt liên kết ở đây giúp mắt quét dọc lề là thấy toàn bộ mạch lập luận của đoạn. Thứ hai là vùng nội dung bên phải lề, nơi chủ thể, hành động và đối tượng được xếp bậc thang. Thứ ba là đường gạch ngang ngắn sau mỗi khối ý, ngăn không cho mắt đọc lẫn ý sau vào ý trước.
Ngoài ra cần một dấu hiệu rõ ràng cho điểm kết thúc của đoạn mà người nói vừa dừng để nhường lời dịch. Nhiều người dùng một đường gạch dài suốt trang hoặc một ký hiệu riêng. Khi đọc lại xong và dịch xong đoạn đó, họ gạch chéo cả khối hoặc gập góc trang để mắt không quay về nhầm. Lỗi kinh điển của người mới là đọc lại một ý đã dịch vì không biết mình đã dịch đến đâu.
Một số người còn dành trang đầu tiên hoặc mặt trong bìa sổ cho phần chuẩn bị: danh sách người phát biểu, chức danh, tên tổ chức, thuật ngữ khó và cách dịch đã thống nhất với khách. Trong buổi dịch, khi gặp tên riêng, họ chỉ cần ghi số thứ tự hay chữ cái đầu và tra trang đầu khi đọc lại. Cách này tiết kiệm đáng kể thời gian ghi, nhưng chỉ hiệu quả nếu danh sách được sắp xếp gọn, nhìn là thấy.
Chỗ ngồi, ánh sáng và tư thế ghi
Dụng cụ tốt chưa đủ nếu chỗ ngồi không cho phép nghe rõ và nhìn thấy người nói. Trong phiên dịch nối tiếp, người dịch nên ngồi ở vị trí nghe được trực tiếp hoặc qua loa rõ ràng, nhìn thấy mặt người phát biểu và màn chiếu, đồng thời đủ gần để người nghe chính thấy mình khi dịch. Nhìn thấy khẩu hình và cử chỉ giúp đoán trước nhịp nói, nhận ra lúc người nói sắp dừng, và bắt được những chỗ họ chỉ tay vào biểu đồ thay vì đọc số.
Ánh sáng là chi tiết hay bị bỏ qua. Khi ban tổ chức tắt đèn để trình chiếu, trang ghi có thể tối đến mức không đọc được chính nét chữ của mình. Người có kinh nghiệm thường hỏi trước về ánh sáng ở chỗ ngồi, hoặc mang một đèn kẹp nhỏ không chói. Ngồi quay lưng về phía cửa sổ sáng cũng làm trang giấy bị bóng tay che.
Về tư thế, sổ nên đặt hơi chếch theo hướng tay viết, đủ gần để không phải cúi gập người, vì khi đọc lại người dịch cần ngẩng đầu giao tiếp bằng mắt với người nghe rồi nhìn xuống trang nhanh. Nếu dịch qua micro, đặt micro sao cho tiếng lật trang và tiếng bút không bị thu vào. Những chi tiết này nghe vụn vặt, nhưng một buổi dịch dài ba bốn tiếng sẽ cho thấy rõ sự khác biệt giữa một chỗ ngồi được chuẩn bị và một chỗ ngồi ứng biến.
Lật trang mà không mất ý
Lật trang nghe đơn giản, nhưng lật sai thời điểm có thể làm rơi đúng con số quan trọng nhất của đoạn. Thao tác thường được dạy như sau:
- Chuẩn bị trang kế tiếp từ trước. Khi trang hiện tại còn khoảng một phần tư, dùng tay không cầm bút đẩy nhẹ mép trang lên để sẵn sàng lật.
- Lật ở ranh giới ý, không lật giữa ý. Nếu một khối ý sắp tràn trang, thà bỏ trống phần cuối trang và bắt đầu khối mới ở trang sau, để khi đọc lại không phải nhìn hai nơi.
- Lật bằng tay không cầm bút. Tay cầm bút tiếp tục ghi ngay đầu trang mới, không dừng.
- Khi đọc lại, lật ngược trang nhẹ nhàng. Tránh lật ồn ào trên micro; nhiều người lật trước trang cuối cùng của đoạn ra phía sau ngay khi người nói vừa dừng để có trang đầu đoạn trước mặt.
- Đánh số trang hoặc dấu đoạn nếu đoạn rất dài. Với bài nói năm, mười phút, một mũi tên nhỏ ở góc trang cho biết trang này nối tiếp trang nào.
Nên luyện lật trang ngay từ khi tập ghi các đoạn ngắn, vì đây là động tác cơ học cần thành phản xạ. Người chỉ luyện trên một trang giấy rời thường lúng túng ngay buổi dịch thật đầu tiên.
Giấy hay máy tính bảng: so sánh để chọn
Ghi chép trên máy tính bảng kèm bút cảm ứng đã được một số phiên dịch viên dùng thường xuyên, và cũng có những nghiên cứu, khảo sát bước đầu về cách dùng này. Bảng sau tổng hợp các điểm cân nhắc chính:
| Tiêu chí | Sổ giấy | Máy tính bảng và bút cảm ứng |
|---|---|---|
| Độ tin cậy | Gần như không hỏng giữa chừng | Có thể hết pin, treo, mất kết nối bút |
| Cảm giác nét viết | Tự nhiên, không độ trễ | Tuỳ thiết bị, có độ trễ nhỏ, mặt kính trơn |
| Lật trang | Thao tác tay quen thuộc | Cuộn hoặc trang vô hạn, không cần lật |
| Lưu trữ và luyện tập | Phải chụp hoặc giữ sổ | Lưu ngay, dễ đối chiếu với bản ghi âm |
| Tra cứu thuật ngữ | Không | Có thể mở danh sách thuật ngữ đã chuẩn bị |
| Bảo mật | Huỷ giấy là xong | Phụ thuộc đồng bộ đám mây, mật khẩu thiết bị |
| Ấn tượng với khách | Trung tính | Có khách cho là thiếu tập trung, cần giải thích |
Nếu chọn máy tính bảng, hãy tắt thông báo, tắt đồng bộ tự động với các dịch vụ đám mây khi làm tài liệu bảo mật, sạc đầy và vẫn mang theo một sổ giấy dự phòng. Người đang học nên luyện thành thạo trên giấy trước, vì đó là phương án luôn có sẵn ở mọi hoàn cảnh.
Bảo mật trang ghi chép sau buổi dịch
Trang ghi của phiên dịch viên chứa thông tin của khách: con số tài chính chưa công bố, nội dung đàm phán, thông tin sức khoẻ khi dịch ở bệnh viện, tên người tham gia. Các bộ quy tắc đạo đức nghề nghiệp của hiệp hội phiên dịch đều đặt bảo mật lên hàng đầu, và trang ghi là một phần của nghĩa vụ đó, không phải giấy nháp riêng.
Thực hành phổ biến là huỷ trang ghi sau buổi dịch nếu nội dung có tính bảo mật, bằng cách xé nhỏ hoặc dùng máy huỷ giấy, không vứt nguyên vào thùng rác ở nơi làm việc của khách. Nếu khách yêu cầu giữ lại hoặc giao nộp, làm theo thoả thuận. Với máy tính bảng, xoá tệp ghi và kiểm tra rằng bản sao không còn trên dịch vụ lưu trữ đám mây. Khi ký thoả thuận bảo mật với khách, nên hỏi rõ điều khoản có đề cập đến ghi chép của người dịch hay không.
Ngược lại, với các buổi luyện tập trên tư liệu công khai như bài phát biểu đã đăng tải, trang ghi là tài sản học tập quý. Giữ lại theo từng buổi, kèm bản ghi âm phần dịch của mình, cho phép bạn so sánh sự tiến bộ của bộ ký hiệu và bố cục sau vài tháng. Đừng dùng trang ghi từ công việc thật làm tư liệu luyện tập hay chia sẻ lên mạng xã hội để hỏi ý kiến, kể cả khi đã che tên.
Câu hỏi thường gặp
Có nên dùng sổ có dòng kẻ hay giấy trơn?
Tuỳ thói quen. Dòng kẻ mờ hoặc ô chấm giúp giữ thẳng các bậc thụt lề; giấy trơn cho tự do vẽ ký hiệu. Điều quan trọng là dùng đúng một loại xuyên suốt quá trình luyện tập để mắt quen khoảng cách dòng và kích thước nét.
Ghi trên giấy rời hoặc mặt sau tài liệu hội thảo có được không?
Trong tình huống bất ngờ thì được, nhưng giấy rời không có mặt kê cứng, dễ bay và xáo trộn thứ tự trang. Mặt sau tài liệu có chữ in xuyên qua làm khó đọc. Phiên dịch viên luôn mang sổ riêng để tránh phải ứng biến.
Khi phải đứng phiên dịch thì cầm sổ thế nào?
Thường cầm sổ bằng tay không thuận, gáy hướng lên trên, phần bìa cứng phía sau làm mặt kê, tay thuận viết. Nếu cần cầm micro, nhiều người dùng giá đỡ micro hoặc nhờ ban tổ chức bố trí bục, vì không thể vừa cầm micro, vừa giữ sổ, vừa viết.
Máy tính bảng có thay hẳn được sổ giấy không?
Với một số người đã quen tay thì có, nhưng gần như ai cũng mang sổ giấy dự phòng vì rủi ro thiết bị. Người đang học nên thành thạo trên giấy trước, sau đó mới thử chuyển sang màn hình khi đã có thói quen bố cục vững.
Có nên ghi âm buổi dịch thật để luyện tập sau này?
Chỉ khi có sự đồng ý rõ ràng của khách và đúng thoả thuận bảo mật. Ghi âm nội dung của khách mà không xin phép vi phạm đạo đức nghề nghiệp và có thể cả quy định pháp luật về dữ liệu. Luyện tập nên dùng tư liệu công khai.
Vì sao một số phiên dịch viên chỉ viết một mặt giấy?
Viết một mặt giúp khi đọc lại chỉ cần lật trang theo một chiều, không phải xoay sổ, và tránh mực mặt sau xuyên qua gây rối mắt. Đổi lại tốn sổ hơn, nhưng sổ là chi phí nhỏ so với rủi ro đọc nhầm.
